KI kostenlos nutzen: was die Gratis-Stufe Sie kostet

Warum die kostenlose Stufe eine Führungsfrage ist und keine IT-Frage: der eigentliche Engpass ist, dass Ihr Unternehmen sie längst nutzt und niemand das entschieden hat. Die Software AG befragte zwischen dem 13. und dem 25. September 2024 insgesamt 6.000 Wissensarbeiter in den USA, Großbritannien und Deutschland und fand, dass die Hälfte KI-Werkzeuge einsetzt, die der Arbeitgeber nicht freigegeben hat; 48 Prozent würden auch bei einem ausdrücklichen Verbot weitermachen. Die Quartalsanalyse von Harmonic Security für das erste Quartal 2025 macht es schärfer: 45 Prozent der Eingaben liefen über private Konten, und 21 Prozent der beobachteten sensiblen Daten landeten in der kostenlosen ChatGPT-Stufe, in der Eingaben für das Training aufbewahrt werden können. Die Frage lautet also nicht, ob Sie kostenlose KI-Werkzeuge erlauben. Prozess, Datenzugriff und Freigabelogik haben das bereits beantwortet. Die Frage lautet, was die kostenlose Stufe Sie kostet und wer diese Antwort verantwortet.

Was kostet ein kostenloses KI-Werkzeug wirklich?

Es kostet Sie die Standardeinstellung für Ihre eigenen Daten, und diese Standardeinstellung fällt bei den Anbietern deutlich unterschiedlich aus. Das ist die eine Tatsache, die die Entscheidung trägt, und sie lässt sich an einem Nachmittag prüfen.

OpenAI hält fest, dass Inhalte aus den Privatkundentarifen Free, Go, Plus und Pro zum Training der Modelle verwendet werden können, solange Sie nicht widersprechen, und dass ChatGPT Enterprise, Business, Edu sowie die Programmierschnittstelle standardmäßig vom Training ausgenommen sind. Die Datenschutzseite von Anthropic vom 16. März 2026 beschreibt für die Privatprodukte Free, Pro und Max die umgekehrte Voreinstellung: Chats verbessern die Modelle nur, wenn Sie das ausdrücklich erlauben, und Incognito-Chats werden auch dann nicht verwendet, wenn die Einstellung aktiv ist.

Zwei Anbieter, zwei Voreinstellungen, eine Folge. Wer sich privat anmeldet, übernimmt die Voreinstellung dieses Anbieters, und Ihr Unternehmen übernimmt sie mit. Entschieden hat das im Haus niemand, und in den meisten Häusern weiß auch niemand, welche der beiden gerade gilt.

Welche Werkzeuge sind wirklich kostenlos, und wo verläuft die Grenze?

Die starken kostenlosen Stufen sind die Assistenzprodukte der großen Modellanbieter, und die Grenze verläuft an der Kontoart, nicht an der Funktionsliste. Ein kostenloses Privatkonto gibt Ihnen ein fähiges Modell, eine Chat-Oberfläche und meist Datei-Upload. Es gibt Ihnen keine Administration, keine Protokollierung, keinen Auftragsverarbeitungsvertrag und keine Voreinstellung, die Ihre Eingaben aus dem Training hält.

Wir veröffentlichen hier bewusst keine Rangliste kostenloser Werkzeuge. Eine Rangliste veraltet in Wochen und beantwortet die falsche Frage: der Abstand in der Modellqualität zwischen den kostenlosen Stufen ist so weit geschrumpft, dass er für normale Büroarbeit nicht mehr entscheidet. Nicht geschrumpft ist der Abstand zwischen Privatkonto und Geschäftskonto, und dieser Abstand ist vertraglich und nicht technisch.

Praktisch gelesen: kostenlose Stufen sind ein guter Ort, um zu lernen, was die Technik kann. Sie sind ein schlechter Ort für eine Kundenliste, einen Vertragsentwurf, ein Gehaltsband oder eine unveröffentlichte Zahlenreihe, und diese Unterscheidung lässt sich einem Menschen in zehn Minuten beibringen.

Was dürfen Ihre Mitarbeitenden rechtlich eingeben?

Alles, was weder personenbezogenes Datum noch Betriebsgeheimnis ist, und das ist in der Praxis eine kleinere Menge, als die meisten annehmen. Sobald die Eingabe Kundennamen, Beschäftigtendaten, Gesundheitsangaben, nicht öffentliche Preise oder fremden Quellcode enthält, ist das kostenlose Privatkonto der falsche Behälter dafür, unabhängig davon, wie gut das Modell ist.

Es gibt eine zweite Pflicht, die leicht übersehen wird, weil sie nicht wie eine Datenschutzregel aussieht. Artikel 4 des EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, die ein ausreichendes Mass an KI-Kompetenz bei dem Personal sicherstellen, das diese Systeme bedient, gemessen an Vorwissen, Ausbildung und Einsatzkontext. Aufsicht und Durchsetzung dieser Anforderung beginnen am 2. August 2026.

Nüchtern gelesen macht das aus der informellen Antwort eine formale. Wenn die Hälfte Ihrer Belegschaft KI ohnehin benutzt, gilt die Pflicht, sie darin kompetent zu machen, ganz unabhängig davon, ob jemand eine Lizenz unterschrieben hat.

Wann rechnet sich ein Bezahltarif?

Er rechnet sich in dem Moment, in dem auf der kostenlosen Stufe Arbeit stattfindet, die Sie auf einer öffentlichen Oberfläche nicht wiederholt sehen wollen, und diese Schwelle fällt deutlich früher als das Budgetgespräch. Der Wechsel bringt Ihnen vier Dinge, die ein kostenloses Konto nicht bietet: Training standardmäßig ausgeschlossen, eine Administration, die Zugriffe sieht und entziehen kann, einen Vertrag, der einen Auftragsverarbeiter benennt, und einen einzigen Ort, an dem die Daten liegen.

Gegen den Bitkom-Befund vom 11. März 2026, wonach 33 Prozent der Unternehmen mit KI-Einsatz deutlich höhere Kosten hatten als erwartet, fällt der Preis pro Arbeitsplatz kaum ins Gewicht. Die Überschreitungen entstehen bei Integration, Sonderfällen und halbfertigen Piloten, nicht bei Lizenzgebühren.

Die günstige Reihenfolge ist deshalb die Umkehrung der naheliegenden. Kaufen Sie wenige verwaltete Arbeitsplätze für die Menschen, die sensibles Material anfassen, lassen Sie alle anderen zum Lernen auf der kostenlosen Stufe, und stecken Sie das gesparte Budget in die Entscheidung, welchen Prozess Sie verändern wollen.

Wie holen Sie die verdeckte Nutzung aus dem Schatten?

Fragen Sie, bevor Sie prüfen. Der Software-AG-Befund, dass 48 Prozent auch bei einem Verbot weitermachen würden, sagt Ihnen, was ein Verbot erreicht: es verlagert die Nutzung auf private Telefone, wo Sie sie weder sehen noch verbessern können. Eine Regel, um die herum gearbeitet wird, ist schlechter als keine Regel, weil sie die letzte Gelegenheit nimmt, das Verhalten zu formen.

Was stattdessen wirkt, ist eine kurze schriftliche Antwort auf drei Fragen, veröffentlicht dort, wo Menschen tatsächlich nachsehen. Welches Werkzeug ist für welche Art von Arbeit freigegeben. Was darf nirgendwo eingefügt werden. Wen fragt man, wenn ein Fall nicht passt. Dieses Dokument ist eine Vormittagsarbeit, und es macht aus einem unsichtbaren Risiko ein gesteuertes.

Wichtiger als das Dokument ist, was danach passiert. Sagen Sie den Menschen, was sich geändert hat und warum, benennen Sie das freigegebene Werkzeug und machen Sie den freigegebenen Weg schneller als den nicht freigegebenen. Bequem war der Grund für die verdeckte Nutzung, und bequem ist das Einzige, was sie zuverlässig beendet.

Wo kommt der Betriebsrat ins Spiel?

Früher, als die meisten Häuser erwarten, denn den Auslöser bildet das, was das Werkzeug beobachten kann. Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Das Recht greift, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht.

Die Arbeitsgerichte lesen diese Vorschrift seit langem weit: schon ein System, das Leistungsdaten erzeugen könnte, kann darunterfallen, unabhängig davon, ob jemand es so einsetzen will. Ein KI-Assistent im Ticketsystem, eine Besprechungstranskription oder ein Agent, der protokolliert, wer was gefragt hat, gehören deshalb vor dem Rollout auf den Prüfstand und nicht danach.

Die praktische Reihenfolge lautet damit Governance zuerst, Lizenz danach. Einigen Sie sich darauf, was protokolliert wird, wer es sehen darf und wofür es nie verwendet werden darf, und kaufen Sie danach die Arbeitsplätze. Ein Rollout, der nach drei Wochen angehalten wird, weil niemand gefragt hat, ist teurer als ein Gespräch drei Wochen vorher, und genau diese vermeidbare Verzögerung macht aus einem Befürworter einen Skeptiker.

Was sollten Sie in diesem Quartal entscheiden?

Entscheiden Sie drei Dinge und schreiben Sie sie auf: welches Werkzeug freigegeben ist, welche Datenkategorien das Haus nie verlassen dürfen und wer die Antwort verantwortet, wenn ein neues Werkzeug auftaucht. Alles Weitere folgt daraus, und keines davon braucht einen Beschaffungszyklus.

Prüfen Sie danach eine einzige Zahl gegen die Voreinstellungen oben. Nehmen Sie die Konten, die Ihre Leute heute benutzen, stellen Sie fest, ob die Voreinstellung Zustimmung oder Widerspruch verlangt, und entscheiden Sie bei Widerspruch, ob Sie es dabei belassen wollen. Diese Prüfung kostet eine Stunde und klärt eine Frage, die viele Häuser seit zwei Jahren ungelöst mit sich tragen.

Kostenlos ist der richtige Preis, um eine Technik kennenzulernen. Es ist der falsche Preis für einen Prozess, den Sie einer Kundin, einer Prüfung oder einem Betriebsrat erklären müssten. Legen Sie deshalb eine einzige Regel fest, die jeder im Haus behalten kann: wenn eine Eingabe personenbezogene Daten, nicht veröffentlichte Preise oder Vertragsinhalte enthält, dann gehört sie in ein verwaltetes Konto mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und alles andere darf auf der kostenlosen Stufe bleiben. Diese eine Regel ersetzt eine Richtlinie, die niemand liest, und sie benennt zugleich den Owner: die Freigabe liegt bei der Geschäftsführung und nicht bei der Person, die gerade ein Werkzeug ausprobiert.